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什么是電話會議？

電話會議是具有兩個或更多參與者的實(shí)時音頻或視聽會議。借助電話會議功能，組織中的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)可以進(jìn)行協(xié)作和通信，即使地理位置分散也是如此。該過程涉及比簡單的雙向電話連接更復(fù)雜的技術(shù)。

簡單來說，電話會議可以是交互式音頻會議，兩個或多個位置的人員通過免提電話進(jìn)行通信。有了更多的設(shè)備和特殊的安排，電話會議也可以是視頻會議，參與者可以看到對方。

電信系統(tǒng)通過提供音頻、視頻和數(shù)據(jù)服務(wù)來支持電話會議。參與者使用臺式計(jì)算機(jī)，平板電腦，智能手機(jī)和筆記本電腦等設(shè)備與電話會議平臺進(jìn)行通信。電話會議最初是通過電話線進(jìn)行的，僅限于音頻;但是，現(xiàn)在在線或使用IP語音（VoIP）進(jìn)行電話會議更為常見。

電話會議的類型

組織中的團(tuán)隊(duì)可以選擇通過多種方式進(jìn)行電話會議，包括：

音頻電話會議。這些純語音呼叫的進(jìn)行方式與普通電話呼叫類似，但最多可以支持 100 個參與者。

視頻電話會議。這種形式的電話會議結(jié)合了實(shí)時視覺和音頻媒體。根據(jù)供應(yīng)商的不同，視頻會議可以支持100多個參與者。會議中的用戶可以使用屏幕共享或文件共享等功能。

網(wǎng)絡(luò)電話會議。網(wǎng)絡(luò)電話會議是一個總稱，用于描述在線提供的電話會議服務(wù)或媒介，包括網(wǎng)絡(luò)會議、網(wǎng)絡(luò)研討會和網(wǎng)絡(luò)廣播。因此，視頻會議是一種電話會議。

電話會議如何運(yùn)作？ 電話會議的工作方式因所使用的電話會議類型而異：

在音頻電話會議中，參與者撥打指定的電話號碼以連接到通過電話線或 Internet 進(jìn)行的呼叫。VoIP是互聯(lián)網(wǎng)音頻會議的關(guān)鍵組成部分。組織可以選擇擁有自己的網(wǎng)橋或讓電話服務(wù)提供商主持電話會議。

視頻會議使用VoIP通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時通信。參與者可以使用視頻、音頻和視聽選項(xiàng)的組合加入。用戶還可以使用其手機(jī)、平板電腦、筆記本電腦或 PC 加入和參與視頻通話。

由于網(wǎng)絡(luò)電話會議是一個總括性術(shù)語，因此它的工作方式類似于其他形式的基于互聯(lián)網(wǎng)的會議系統(tǒng)。用戶可以使用視頻，音頻和即時消息進(jìn)行通信。大多數(shù)網(wǎng)絡(luò)會議平臺還具有專為文件共享和屏幕共享而設(shè)計(jì)的功能。

電話會議的優(yōu)缺點(diǎn) 電話會議的潛在優(yōu)勢包括：

具有成本效益。電話會議為遠(yuǎn)程員工節(jié)省了運(yùn)輸成本。

使用戶能夠進(jìn)行遠(yuǎn)距離通信。團(tuán)隊(duì)可以在地理上分散，并且仍舉行會議。

提供靈活性。員工可以從任何位置的幾乎任何設(shè)備接聽電話會議。

幫助用戶協(xié)作。群聊功能可以使用戶能夠在遠(yuǎn)程時就項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)一步的溝通和協(xié)作。

使用戶能夠保留記錄。與會者可以錄制呼叫以供參考或?yàn)闊o法參加會議的其他員工錄制。

提供計(jì)劃。日程安排和日歷工具可以簡化會議設(shè)置。

提供安全性。參與者訪問代碼有助于確保未經(jīng)授權(quán)的用戶不會加入會議。

但是，電話會議也有一些缺點(diǎn)。兩個重要因素包括：

即使使用視頻，電話會議呼叫也可能是非個人的，因?yàn)樗狈φ鎸?shí)的面對面互動。難以監(jiān)控。 具有大量與會者的呼叫難以管理。這包括確保與會者在場并專心致志。

召開有效的電話會議 要運(yùn)行有效的電話會議，主持人應(yīng)首先了解他們使用的系統(tǒng)的工作原理。這包括熟悉可能有助于其會議的功能，例如消息傳遞和聊天或分組討論室。

在托管之前，用戶應(yīng)確保他們有足夠的帶寬用于會議。應(yīng)在會議開始前共享文檔、議程和訪問號碼，以便與會者了解會議的內(nèi)容，可以安全地訪問會議并在會議開始時做好準(zhǔn)備。接入號碼可以是撥入號碼或 PIN。安全代碼可確保沒有人加入不應(yīng)在場的會議。主持人還應(yīng)注意他們的連接，潛在的噪音干擾或其他可能妨礙通話質(zhì)量的因素，例如視頻通話中缺乏良好的照明。

會議召開時，主持人也可以選擇錄制會議。他們可以這樣做，以便與會者可以返回并查看會議的特定部分，或者容納無法參加的人員。舉行視頻會議時要遵循的一些安全最佳實(shí)踐包括強(qiáng)制執(zhí)行會議開始時間，在所有參與者都在其中時鎖定會議，以及在與會者的真實(shí)背景分散注意力時使用虛擬背景。

電話會議系統(tǒng)的歷史