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建立呼叫中心似乎需要做很多工作。但是，如果您知道要尋找什么并相應地計劃，您的工作就會變得更容易管理。在計劃呼叫中心搭建時，必須牢記一些要素。這篇文章將介紹創(chuàng)建聯絡中心的各個步驟以及要考慮的不同因素。
呼叫中心搭建的步驟 考慮以下問題：您想要物理設置還是遠程設置？建立實體呼叫中心需要什么？如何啟動虛擬呼叫中心？請繼續(xù)閱讀以了解呼叫中心搭建需要哪些步驟。
第 1 步：規(guī)劃您要提供的服務 首先，您需要確定聯絡中心的核心目的。您想提供潛在客戶生成、銷售或客戶支持服務嗎？您希望提供哪些級別和領域的客戶服務？您想涵蓋哪些行業(yè)和部門？您希望呼叫中心是呼入還是外呼？

呼入呼叫中心僅用于接收用戶或客戶的呼叫。這些中心通常專注于客戶服務，提供支持或銷售，并幫助處理計費或一般查詢?？蛻艨梢灾码娫儐栍嘘P您的產品的問題或有關您支持的公司或服務的更多信息。這些中心還可以作為目錄，人們可以撥打這些目錄來查找有關本地或區(qū)域服務或企業(yè)的信息。啟動呼入呼叫中心將為您的客戶提供與您和您的企業(yè)互動的新途徑。
另一方面，呼出呼叫中心會呼叫潛在的潛在客戶和客戶。這些中心通常由潛在客戶生成和銷售團隊運營。他們向客戶撥打冷電話，并提供有關公司產品和服務的信息。呼出呼叫中心還可以提供收集調查和進行市場調查等服務。
您的呼叫中心可以是嚴格的呼出或呼入或兩者兼而有之。確定您要提供哪些服務以及要涵蓋哪些行業(yè)將幫助您確定后續(xù)步驟。
步驟 2：確定物理呼叫中心還是遠程呼叫中心 接下來，確定要設置呼叫中心的方式和位置。如果您想要一個物理位置，請查看當地和州的要求以確保您遵守。提交所有必要的文書工作和稅務信息。
或者，對于虛擬呼叫中心，您不需要物理位置或辦公用品。相反，您可以簡單地從創(chuàng)建商業(yè)計劃并設置電話線開始。但是，如果您要在家中創(chuàng)業(yè)，請務必檢查您所在城鎮(zhèn)的分區(qū)限制。分區(qū)限制決定了您是否被允許在家中創(chuàng)業(yè)。
第 3 步。寫出商業(yè)計劃 現在，制定一個商業(yè)計劃，以產生一些關于您創(chuàng)辦公司時會發(fā)生什么的想法。制定商業(yè)計劃，包括費用、設備成本、預計銷售、營銷活動以及員工工資和福利。全面而詳細的商業(yè)計劃可以幫助您與小企業(yè)管理局 （SBA） 和私人投資者等機構獲得資金。
第 4 步。準備招聘計劃并建立您的團隊 雇用員工擔任客戶服務代理或呼叫中心代理，具體取決于您的業(yè)務規(guī)模和需求。計算給定數量的呼叫所需的座席數量。虛擬中心有能力雇用更多的遠程呼叫中心座席，因為他們不必擔心辦公空間。準備提供培訓或訪問呼叫中心培訓課程，以幫助員工達到您為他們設定的標準。您甚至可以幫助他們訪問網絡研討會、培訓材料等。
第 5 步：投資設備和技術 現在，根據您中心的位置和商業(yè)計劃，開始投資辦公設備。您需要多少張桌椅？哪些軟件程序可以使您的工作井井有條？電話和耳機是呼叫中心的必需品。但是，您最能從哪種類型的電話線或電話服務中受益？確定公司的需求將確保您更有能力滿足客戶。
選擇滿足呼叫中心需求的技術。一些標準的呼叫中心技術工具包括：
1. 呼叫中心軟件：讓您的企業(yè)訪問必要的呼叫中心工具。獲取呼叫中心軟件，通過云通信解決方案管理您的聯絡中心。
2. 遠程呼叫管理工具：幫助您的遠程企業(yè)保持聯系并更好地溝通。常見的遠程呼叫管理工具包括呼叫轉移、呼叫路由、呼出呼叫等。
3. 項目管理系統(tǒng)：幫助經理和代理商跟蹤個人和團隊的項目和任務。
4. 客戶關系管理（CRM）：用于呼叫中心質量保證。CRM工具研究和分析數據，以確保呼叫中心的生產力和時間效率。
5. 客戶服務工具：旨在提供更好的客戶服務。
6.本地設備：辦公用品，椅子，電腦，桌面電話，耳機等。
7. 商務電話服務：您需要什么類型的電話線路和呼叫管理功能？您的中心是否會受益于免費電話或本地電話號碼？請聯系免費號碼提供商或虛擬電話服務提供商（如全球呼叫轉移），了解可用的選項。 第 6 步：獲取公司電話號碼 商務電話號碼將使您的公司成為專業(yè)人士并準備好開展業(yè)務。任何電話服務提供商都可以幫助您提供企業(yè)的電話號碼。但是，投資一個將為您提供額外功能以豐富客戶服務關系的產品是富有成效的。電話服務提供商（如全球呼叫轉移）提供呼叫轉移、呼叫轉移、呼叫錄音、無限分機、同時響鈴等。
虛擬電話號碼使企業(yè)能夠在不創(chuàng)建實體存在的情況下聯系客戶。虛擬號碼具有成本效益，并具有錄制通話、將其轉接給不同時區(qū)的員工、自定義語音問候語等額外好處。這些可確保沒有客戶電話無人接聽。這種通信模式對于遠程辦公室也很有用，使客戶能夠始終與您聯系。這樣，客戶會將您的公司視為多個時區(qū)可用的呼叫中心。
您還可以投資交互式語音應答 （IVR），這將在客戶呼叫時為他們提供一系列選項。他們可以按照說明解決查詢，例如，按 1 查看您的費用。按 2 支付賬單。支付 3 取消您的計劃，依此類推。IVR 功能還可以通過自定義消息迎接客戶。例如，“感謝您致電[您的業(yè)務]。請保持在線，我們將您與代表聯系起來。
步驟 7：計劃如何衡量結果 接下來，確定您希望如何跟蹤和衡量呼叫中心的績效和結果。衡量中心的績效可以幫助您確定需要改進的領域。您還可以確定呼叫中心表現良好的區(qū)域并保持這些水平。
要衡量的常見呼叫中心 KPI 包括：

隊列中的平均時間

服務級別或響應時間

阻止的呼叫百分比

平均回答速度

平均處理時間

首次呼叫解決

平均放棄率

您還需要跟蹤和衡量客戶成功指標，例如：

客戶流失率

每個賬戶的平均收入 （ARPA）

每月經常性收入 （MRR）

凈推薦值 （NPS）

客戶保留成本

客戶終身價值 （CLV）

客戶滿意度得分 （CSAT）

第 8 步：營銷您的業(yè)務 最后，重要的是要宣傳你的中心。營銷您的業(yè)務將確保潛在客戶和客戶了解您的服務。投資虛榮心或免費電話進行營銷。這些數字帶有圖案或字母，便于記憶和識別。例如，866-898-8988 或 1-800-YOU-ROCK。除此之外，請專注于營銷策略以針對您理想的客戶群。與客戶和客戶保持持續(xù)溝通，以便他們在需要像您這樣的服務時首先想到您。
開始尋找客戶并讓您的呼叫中心響鈴 虛擬呼叫中心意味著您無需將服務限制為僅針對您所在城市或州的客戶。通過您的業(yè)務走向全球，挖掘新的客戶群。使用全球呼叫轉移的功能改善您的客戶服務關系。轉接、轉接和記錄您的呼叫，個性化您的互動并提高客戶滿意度。利用正確的呼叫中心技術將使您的呼叫中心走上正確的軌道，讓您專注于最需要關注的方面?，F在您已經設置好了，是時候開始尋找客戶了！